jump to navigation

למה הם לא עונים למיילים? מקרה מבחן ישראל/צרפת 21/02/2013

Posted by Marion Burgheimer in Uncategorized.
Tags: , , , , , , ,
trackback

באחת השיחות שקיימתי לאחרונה עם מנהלת בחברה ישראלית שצוותה עובד עם צוות צרפתי, הוצגה תחושת התסכול שהיא וצוותה חווים בעבודתם. הישראלים כותבים מיילים לאנשי הצוות הצרפתי, אבל הצרפתים לא עונים. פעמים רבות כתוצאה מכך, למרות שבישיבות הטלפוניות דובר על פעילות מסויימת שעל הצרפתים לעשות, בפועל הפעילות המוסכמת לא נעשת, אלא משהו אחר נעשה שתואם את הצרכים של הצוות הצרפתי.

זו לא פעם ראשונה שאני שומעת מישראלים שעובדים עם צרפתים את המשפט "הם לא עונים למיילים." ובעצם, גם מצד הצרפתים שמעתי את אותה טענה ש"הישראלים לא עונים לנו למיילים" או "הם פשוט שותקים". כך שתחושות הכעס, תסכול, חוסר אמון, אי הבנה ובעיקר עכוב בתהליכי עבודה, יכולות להיות משותפות לשני הצדדים במצבים שונים.

הפעם החלטתי לבחון אפשרויות מדוע צרפתים לא יענו למייל מצד הישראלים. לשם כך פניתי לעמיתים מצרפת (שלאו דווקא מכירים את הישראלים או את התרבות הישראלית, אבל בפירוש חיים את ההווי הצרפתי), וביררתי עימם מהן הסיבות לאי המענה למיילים מצד הצרפתים. להלן תשובותיהם. אשמח לשמוע מכם דעות לגבי מצבים בהם ישראלים לא יענו למייל לצרפתים או לכל אדם אחר מתרבות אחרת.

א. שימוש בשפה שנייה (אנגלית) והבדל בסגנונות כתיבה: שפת הכתיבה במיילים היא אנגלית. בעצם שני הצדדים, ברוב המקרים, כותבים בשפה שנייה ולא בשפת האם. אחד הדברים החשובים בכתיבה בצרפתית הוא הסגנון ומבנה של המייל ורמת הכתיבה. בנוסף הצרפתים רגילים לכתוב מיילים שמפרטים את הרקע, הפעילות והצעדים הנדרשים בהרחבה. לעומת זאת הישראלים כותבים בצורה מתומצתת יותר, ולא תמיד מציגים את כל הרקע לבקשה מסויימת. המייל אם כך מדגיש את הפער התרבותי שקיים בין שני סגנונות הכתיבה וסגנונות הצגת המידע. הדבר גורם לכך שכאשר צרפתי מקבל מייל תמציתי עם בקשה בלא הרקע, הוא מרגיש שמכתיבים לו או מצווים עליו מה לעשות, ואז הוא נמנע מלהשיב. ההצעה לשיפור הקשר היא: לפרט יותר מה רוצים, לשים לב לסגנון הכתיבה שיהיה פחות תמציתי כאשר מבקשים משהו, ובנוסף להתקשר לפני או אחרי שליחת המייל בכדי לשוחח על מה שמבקשים מהעמית הצרפתי לעשות. כך יכול להיות דיאלוג טוב יותר, שיאפשר להבין את עמדות העמית הצרפתי, ואולי גם להבין מה הסיכוי שבקשה מסויימת תעשה כפי שסוכמה בישיבה. נקודה זו מתקשרת היטב לנקודה הבאה שהיא הירריכה.

ב. היררכיה– החברה הצרפתית הינה יותר היררכית מהחברה הישראלית. בעבודה הדבר בא לידי ביטוי בכך שישנה נטייה שלא לעשות משהו לפני שישנה הסכמה לכך מהמנהל. הצעה לשיפור אחוז המענה למיילים היא: למען את הבכיר בהיררכיה בצרפת גם למייל, או לציין שהדבר נחוץ או נדרש גם ע"י המנהל הישראלי. בצורה זו נוסף תוקף וסמכות למייל ולתוכנו. בהערת אגב, זו הייתה אחת הדילמות של עולה חדשה מצרפת, שסיפרה לי שהיא מקבלת מיילים עם דרישות מסויימות מעמיתיה הישראלים, ושהיא מופתעת שבחלק המקרים המנהל הישראלי לא מכותב. היא חששה שכתוצאה מכך עוקפים את סמכותו, ולא ידעה מה לעשות.

ג. ידע הוא כוח– כתוצאה מכך שהחברה הצרפתית היררכית, וגם בגלל שבצוותים בינלאומיים, לא כולם מכירים לעומק אחד את השני, ישנם מקרים שבהם הצרפתים יעדיפו לשמור מידע חשוב לפרויקט אצלם, כחלק ממטרה אסטרטגית של בניית עוצמה. התנהגות זו פחות מקובלת בתוך צוותים בחברה הישראלית שעובדים במטרה לפתח משהו יחדיו. בכדי להפיג קצת מהמתח של משחקי הכוח, יש למצוא דרכים לחזק את הקשר בין הצדדים, אם אפשר להיפגש פנים אל מול פנים, מה טוב. אחרת שיחות סקייפ, שיחות רוחביות יותר שמסבירות את מטרת הפרוייקט המשותף והרווח של שני הצדדים לפרוייקט, יכולות גם לעזור, בכדי להביא לכך שיש יותר שיתוף בידע בין העמיתים הישראלים והצרפתים.

ד. חשש מכוחה של מילה כתובה– יש פתגם שאומר "מילים בע"פ עפות, ואילו מילים כתובות נשארות." בחברה הצרפתית (כמו בעוד חברות ותרבויות אחרות), תפיסה זו מושרשת היטב. הדבר מתבטא בעיקר כאשר נדרשת תשובה קצרה ותמציתית שיוצרת מחוייבות, ואז עוד יותר קשה לכתוב אותה, ולכן בחלק מהמקרים 'קל' יותר שלא לענות. בנוסף מייל, על אף שהוא אינו מכתב, הוא עדיין נתפס כדבר רשמי, ולכן יש במקרים מסויימים, חשש מלתת תשובה מחייבת. שוב, במקרה כזה, כדאי להתקשר ולשוחח לפני או אחרי שליחת המייל, כדי לחזק את הקשר ואת האמון בין הצדדים.

חלק מהעמיתים אליהם פניתי ציינו, שבמקרים מסויימים הם בנו עם הצוותים הבינלאומיים שעימם עבדו, מערכת כללים מוסכמת לכל הצוות. אחד הכללים שהם יצרו הוא שמקבל המייל צריך לענות שקיבל את המייל והוא יענה תוך X ימים. אפשרות אחרת, (שמתקשרת לסעיף הראשון בפוסט זה של מתן כמה שיותר מידע לצד המכותב), היא לכתוב במייל עצמו את המשפט "על מנת שאוכל להתקדם, אודה לתשובה ממך תוך X זמן." דבר שמבהיר לצד השני, עד כמה המידע נזקק, ויוצר מסגרת זמן מחייבת. יש לזכור אבל שמשפטים מעיין אלו, נעשו אחרי שנקבעו מערכת כללים מוסכמת על שני הצדדים. וזה דורש פתיחות בין הצדדים.

ה. מענה לאחר מעשה -חלק מהצרפתים דווקא ישיבו על המייל, אבל רק אחרי שביצעו את הבקשה הספציפית או שקבלו את המידע שנדרש כדי לענות למייל. במקרה כזה, מצד הישראלי, עד שהוא מקבל את התשובה, הוא כבר ירגיש את כל תחושות התסכול והכעס, כאשר במקביל הצרפתי דווקא עובד על הבקשה. הדבר נובע מכך שחלק מהצרפתים עדיין רואים את המייל כמו התכתבות שלא מחייבת תשובה מיידית. במקרה כזה נדרשת מהישראלים סבלנות, או לפחות ליצור מצב בו יש וידוא לקבלת המייל וקריאתו, גם אם התשובה בפועל לא נתנת במיידי. וכמובן להתקשר ולשוחח על המייל.

רבים מהישראלים מרגישים מאוד נוח לעבוד דרך המייל ורוב עבודתם מתבצעת דרכו. הצרפתים מהסיבות שהוצגו לעיל, מעדיפים לשלב גם קשר טלפוני, כי הוא מאפשר להם להכיר יותר את האדם ואת מניעיו לבקשתו. התקשורת במקרה זה (כאשר היא נעשת באנגלית) הינה גם פחות פורמלית ופחות מחייבת מאשר בכתב. היא גם יותר אישית (לא אמרתי בין-אישית פרטית), וגם זה יותר נעים לעבודה, ומאפשר דיאלוג על תהליכי העבודה ופיתוח המוצרים.

המייל וצורת כתיבתו משקף בעצם את התרבות בה אנו חיים, את צורת התקשורת שלנו ואת המחשבות שלנו. כתיבת מיילים לאנשים מתרבויות שונות, דורשת הבנה שלכל תרבות יש צרכים שונים, ויש דרכים שונות שנחוצות בכדי לקבל מענה וליצור תקשורת דו-כיוונית פורייה ויעילה. בהצלחה!

תגובות»

1. Idan Bchor עידן בכור - 21/02/2013

מעניין ומועיל. תודה

Marion Burgheimer - 21/02/2013

תודה לך עידן

2. Yoav - 24/02/2013

מריון, תודה על רשומה מעניינת.

מנסיוני בעבודה עם הבריטים הם מתקשים להגיד לא ולכן לעיתים לא יענו או יתחמקו מלהתייחס לגוף העניין, דבר שיוצר אצלנו הישראלים תסכול ובלבול.

מצד שני אנחנו מאוד ישירים ובוטים וזה עלול להיתפס כהתנהגות גסת רוח ובוטה שיוצרת תסכול ובלבול בצד השני.

כל צד והבעיות שלו…

Marion Burgheimer - 24/02/2013

תודה יואב על מה שכתבת.

3. erez - 27/02/2013

תובנות נהדרות.
Merci Marion

Marion Burgheimer - 27/02/2013

תודה רבה ארז.

4. Daniel Berliner - 27/02/2013

תודה רבה מריון
מעניין ומדוייק, השאלה היא מה כן עושים
אנחנו חשבנו על סקייפ כפתרון לפורמט ה"לא פורמלי"

Marion Burgheimer - 27/02/2013

דניאל שלום
תודה רבה. השאלה שלך במקומה!
טלפון, סקייפ כל פעולה שמאפשרת: א. לפתח קשר בין אישי, ב. לקיים שיחה בע"פ, כלומר דיון, ולכן גם פחות מחייבת (עד השלב שבו בכל זאת צריך לכתוב על מה הוסכם); היא טובה.
בהצלחה ושוב תודה.

5. lula - 12/06/2013

היי
קראתי את כל המאמרים והם מאוד מעניינים וכל הכבוד!!
רק חבל שאין לך גם מאמרים בנושא הדרכה בחברות רב לאומיות וכיצד מעבירים הדרכות לתרבויות שונות או למדינות שונות.
אם יש לך כאלו אשמח לקבלן במייל
lula234@walla.com

Marion Burgheimer - 12/06/2013

Lula שלום. תודה על התגובה מחממת הלב. הדרכות בין תרבותיות, זה מה שאני מבצעת בארגונים שונים, אז אני לא כ"כ מבינה את שאלתך. אני מפנה אותך לדף שנקרא 'על הסדנאות', שם יש תיאור של מגוון סדנאות. מקווה שזה עוזר.

6. הבלוג חוגג שלוש שנים- תוכן עניינים | Intercultural Workshops for International Companies - 17/06/2013

[…] למה הם לא עונים למיילים? מקרה מבחן ישראל/צרפת […]


כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: